高效會議管理技巧
【課程提綱】
第一講 當(dāng)今會議面面觀
第二講 會議效率不高的原因及解決方案
第三講 開會前的準(zhǔn)備工作
第四講 成功會議的五種策略
第五講 會議中的溝通與反饋技巧
第六講 主持人的會議管理技巧
第七講 如何對待會議中的意外情況
第八講 主持人與參會者的守則與責(zé)任
第九講 會議記錄
第十講 會后跟進(jìn)
【內(nèi)容摘要】
第一講 當(dāng)今會議面面觀
【本講重點(diǎn)】
會議的意義
會議的目的
會議的種類
會議的頻率
會議成本的計(jì)算
會議的主要目的就是解決問題,但由于開會技巧不佳或過于頻繁,不但無益于解決問題,反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策,常常是員工的夢魘;員工花太多時(shí)間在無效率的會議上,不僅浪費(fèi)公司成本,也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題,是“高效會議管理技巧”的中心議題。
會議的意義
1.會議是一個(gè)集思廣益的渠道
圖1-1 集思廣益圖
如上圖1-1,會議是一個(gè)集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂,相互碰撞,從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。
2.會議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在
會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的,即使是只有兩個(gè)人的會議,這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門,一個(gè)組織或部門不召開會議,它的存在價(jià)值就會受到質(zhì)疑。因此,會議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。
圖1-2 組織或部門與會議
3.會議是一種群體溝通的方式
開會很少是一對一的溝通,絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展,人們的溝通方式越來越多,現(xiàn)在人們可以通過E-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通,但是,群體溝通,即會議這種方式,是任何其他溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀,這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。
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